I v online prostředí lze pracovat společně. Základem jsou přesná pravidla
personalista.com - 01. 12. 2020
Už od března firmy řeší, jak ochránit své zaměstnance a zároveň, jak ochránit firmu před případnými finančními problémy. Nejjednodušším řešením je aktuálně home office. V dnešním světě moderních technologií by to neměl být problém, přesto si někteří zaměstnanci stále pletou práci z domova s dovolenou. Manažeři tak řeší, jak zefektivnit výkony lidí online, jak celý systém nastavit, aby vyhovoval všem a byl přínosný pro chod celého podniku. Základem úspěchu je vždy komunikace, důvěra a zodpovědnost.
Nejdůležitější funkci má vždy lídr týmu. Ten musí všem členům pracovní skupiny vysvětlit podstatu daného projektu, nastavit cíle a rozdělit úkoly. „Každý by měl pochopit, čeho má být dosaženo. Vedoucí musí vysvětlit jednotlivé kroky a dílčí úkoly. Stanovit, kdo je za daný úkol zodpovědný a kdo na daném úkolu pracuje – a to ideálně dle pravidla, že každý dělá to, co umí nejlépe, motivuje tím zaměstnance k tomu, aby pochopili svoji roli a byli aktivní částí projektu nebo týmu," vysvětluje koučka Martina Jandečková za vzdělávací společnost MgC Group. Vedle delegace práce musí docházet také k průběžnému ověřování splněných úkolů. Jednou z cest jsou pravidelné online schůzky a také práce ve sdílených souborech a dokumentech. Snižuje se tím riziko ztráty informace v přeplněné emailové schránce. „Když se podaří dobře nastavit proces, způsob a forma komunikace v týmu, pak je položen základní kámen ke spolupráci jednotlivých členů týmu," potvrzuje Martina Jandečková.
Vedle dobré komunikace od lídra týmu musí probíhat kvalitní interakce i mezi jednotlivými členy. Měla by být otevřená, jednoznačná a jasná. „Pokud nastane nějaký problém, je nejlepší ho řešit okamžitě a osobně. To z obývacího pokoje není možné, takže nejrychlejším způsobem je kolegovi zavolat nebo si s ním naplánovat rychlé online setkání,“ říká Jandečková.
Na začátku každého projektu se musí stanovit přesná pravidla komunikace. Velmi oblíbené a často využívané jsou tzv. stand-up meetingy. „Pro spoustu týmů se takové online schůzky staly již nepostradatelným ranním rituálem. Jde o meeting, který trvá 15 až 30 minut. Představí se na něm novinky, vyjasní se aktuální problémy jednotlivých členů a případně se stanoví další postupy řešení. Důležité je, aby se zapojili opravdu všichni a vzájemně se respektovali," představuje jednu z možností komunikace Martina Jandečková. Právě každodenní kontakt přes video platformu přináší zaměstnancům pocit, že jsou opravdu tým. Je to také jedna z rutin, která je donutí, aby se učesali, převlékli se z pyžama a vytvořili si kvalitní pracovní podmínky.
Home office není pro každého. Člověk se musí velmi dobře zorganizovat, umět se soustředit a mít sebedisciplínu. Zároveň je pořád sám se svými problémy, které nemůže ventilovat. Zaměstnanci se tak těší na své kolegy a na osobní kontakt. Komunikace na online schůzkách je většinou limitovaná časem a řeší se pouze pracovní agenda. Dobré je občas svolat i nepracovní schůzku, která nahradí neformální rozhovory, které týmy zažívají o pauzách v kuchyňce nebo na společném obědě.