personalista.com - 13. 07. 2021

Zaměstnanci napříč kancelářskými profesemi nestíhají dokončit zadané úkoly v osmihodinové pracovní době: 84 % z nich stráví alespoň hodinu denně neplacenými přesčasy, 66 % respondentů dokonce přiznalo, že pracuje minimálně hodinu i o víkendu.

Dobrovolně se tak připraví o měsíční odměnu v průměrné hodnotě 4 760 Kč*. Časový odhad přesčasů byl proveden na základě subjektivního odhadu respondentů, ale i tak jasně ukazuje, že Češi napříč „kancelářskými“ profesemi pracují více, než by měli.

Většina českých zaměstnavatelů přistupuje k intelektuálně pracujícím profesím stejně jako k výrobě – dávají rovnítko mezi odpracované hodiny a produktivitu. To je ale naprostý omyl.

„Více než polovina Čechů potřebuje ke zvládnutí týdenní práce den navíc. To, že se neefektivně dřu, má často na produktivitu firmy spíše opačný vliv,“ vysvětluje Martin Lonský, ředitel společnosti ApuTime, která se zabývá zvyšováním produktivity práce za pomoci nástrojů umělé inteligence.

Pokud by se měly v budoucnu zkracovat pracovní úvazky, musí se tedy nejdříve zvýšit efektivita práce. „Koncentrace a kreativita rapidně klesá již po čtyřech hodinách soustředěné práce. Je třeba tomu přizpůsobit organizaci práce,“ vysvětluje Martin Lonský.

Tyto závěry vyplývají z průzkumu společnosti ApuTime mezi 1430 respondenty zaměstnanými v kancelářských profesích (tzv. bílé límečky) bez pevné pracovní doby. Placené přesčasy do průzkumu nebyly zahrnuty.

Produktivita je nízká kvůli špatné organizaci práce a kultuře „kariérních přesčasů“ Mezi hlavními důvody neplacených přesčasů zaměstnanci uváděli příliš mnoho práce (46 %), její špatnou organizaci (26 %) a nedostatek klidu na práci (21 %). „Více než polovina důvodů nízké efektivity souvisí se špatnou organizací práce. Nejčastěji kvůli špatnému zadání a absenci procesního řízení. Další brzdou je zbytečná administrativa,“ říká Martin Lonský, ředitel společnosti ApuTime.

Z průzkumu dále vyplynulo, že nejvíce se pracovně přepínají třicátníci (43 %) a dvacátníci (28 %): „Ti tráví v práci nejvíce času proto, že sbírají zkušenosti a nejsou tak efektivní, navíc se často snaží zaměstnavateli ukázat, že se umí pro firmu obětovat,“ vysvětluje Martin Lonský.

Kultura „kariérních přesčasů“ produktivitě práce rovněž neprospívá. Po čtyřech hodinách intenzivní intelektuální práce výkonnost rapidně klesá. Zaměstnavatelé by měli tento fakt respektovat a přizpůsobit tomu pracovní prostředí i způsob úkolování. Tím, že bude zaměstnanec sedět v práci o dvě hodiny déle, produktivitu firmy nezvýší – právě naopak. „Konstruktivní socializační aktivity v přestávkách mezi soustředěnou intenzivní prací by se měly stát součástí pracovního dne v každé firmě. Další čas je vhodné věnovat koordinované týmové spolupráci, rozvojovým aktivitám nebo vzdělávání,“ vysvětluje ideální strukturu pracovního dne Martin Lonský.

Se zvyšováním produktivity pomáhá umělá inteligence inspirovaná mravenci

Významnou roli při zvyšování efektivity práce začíná sehrávat umělá inteligence. Strojové učení a robotizace hrají klíčovou roli v průmyslu, ale kancelářím se zatím vyhýbaly. Umělá inteligence je totiž spravedlivá a nestranná. „Běžné elektronické plánovače a úkolovníky jen kopírují lidské myšlení se všemi nešvary s tím spojenými: plánujeme, co nám vyhovuje, nikoli to, co je třeba, nepouštíme se do skutečných, ale jen zdánlivých prioritních úkolů, manažeři upřednostňují svůj čas, nikoli týmu a tak dále. Umělá inteligence ale nikomu nestraní, jedná čistě v zájmu celku, tedy celého týmu,“ vysvětluje Martin Lonský ze společnosti ApuTime.

Vývoj ideálního nástroje pro řízení pracovních týmů byl inspirován životem mravenců. Organizaci mraveniště biologové totiž popisují jako dokonale fungující stroj, který koná v zájmu celku, efektivně, bez zbytečných chyb.

„Podařilo se nám naprogramovat algoritmy, které chování mravenců simulují, takže software upřednostňuje úkoly vedoucí k cíli v co nejkratším možném termínu. Postupně se systém sám učí a zdokonaluje. Funguje navíc jako navigace v autě, která při změně trasy okamžitě přeplánuje průjezdní body, aby řidič dorazil do cíle nejrychleji,“ uzavírá Martin Lonský ze společnosti ApuTime.