Alexandr Vasilenko, Lektor školicího centra OKškolení (www.okskoleni.cz) (externí autor) - 03. 12. 2024



Co je Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot je AI nástroj, který funguje jako asistent zabudovaný přímo do známých aplikací Microsoft 365. Spojuje sílu umělé inteligence se schopností pracovat s firemními daty a dokumenty, což umožňuje uživatelům vytvářet obsah, analyzovat data nebo generovat reporty mnohem rychleji a efektivněji než kdykoliv předtím. Copilot je navržen tak, aby nejen poskytoval návrhy, ale také vykonával úkoly, které by jinak vyžadovaly manuální zásah, čímž šetří čas a snižuje riziko lidské chyby.

Kde lze AI používat?

Microsoft 365 Copilot je dostupný napříč celým balíkem aplikací Microsoft 365, což primárně zahrnuje nástroje jako Word, Excel, PowerPoint, Outlook a Teams. V každé z těchto aplikací má Copilot specifickou funkčnost, která je přizpůsobena dané aplikaci a typu úkolů.

Word: Zde pomáhá při tvorbě dokumentů, generuje návrhy textu na základě zadání nebo zkracuje či rozšiřuje text dle potřeby.

Excel: Umožňuje rychle analyzovat velké objemy dat, vytvářet složité tabulky nebo grafy a generovat přehledy na základě klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI).

PowerPoint: Zjednodušuje vytváření prezentací, protože na základě textového zadání je schopen ji kompletně vytvořit, přičemž automaticky navrhne obsah, nastaví grafiku a přidá tematicky odpovídající obrázky.

Outlook: Umožňuje zrychlit komunikaci, automatizuje tvorbu e-mailů, vytváří přehledy z došlých zpráv, a usnadňuje tak orientaci v e-mailové komunikaci. Copilot se také učí a navrhuje odpovědi na základě dřívějších e-mailových interakcí.

Teams: V prostředí pro spolupráci usnadňuje vedení týmových schůzek tím, že zpracovává poznámky, připravuje souhrny ze schůzek, a dokonce poskytuje návrhy na další kroky v rámci diskusí.

Příklady použití v jednotlivých profesích

Finance a účetnictví

Pro finanční a účetní týmy je Copilot v Excelu neocenitelným pomocníkem. Může například pomoci analyzovat stovky tisíc transakcí a identifikovat trendy v příjmech a výdajích, které by běžnému uživateli mohly uniknout. Umožňuje také automatizaci tvorby rozpočtů a finančních přehledů na základě historických dat. Například finanční analytik může zadat, aby Copilot analyzoval čtvrtletní výkazy společnosti a navrhl oblasti, kde lze optimalizovat náklady.

Marketing

V oblasti marketingu lze Copilot využít pro rychlé generování obsahu, tvorbu reportů nebo analýzu dat z kampaní. V PowerPointu pomůže obchodníkům vytvořit prezentace pro klienty, zatímco v Excelu zpracovat rychle data z různých kampaní, vyhodnotit jejich úspěšnost a navrhnout optimalizace. Pro pracovníky marketingu může AI na základě výsledků online kampaní vytvořit prezentaci pro vedení, která zahrnuje grafy s analýzou konverzí, demografii zákazníků a doporučení pro další kroky.

Právní sektor

Právníci mohou Copilot používat k rychlé přípravě konceptů, ty je samozřejmě nutno zkontrolovat, nicméně i tak dochází k úspoře času. Konkrétně pak advokát může zadat vytvoření návrhu smlouvy na základě předchozích dokumentů, přičemž se zvýší pravděpodobnost, že ve smlouvě nebudou žádné opomenuté body či nejasnosti.

Personalistika (HR)

V HR oddělení Copilot pomáhá při náboru zaměstnanců, vytváření pracovních inzerátů, organizaci náborových kampaní či analýze zaměstnaneckých dat. Díky integraci s Outlookem a Teams může také plánovat pohovory a zpracovávat zpětnou vazbu. Nebo také připravit souhrn zpětné vazby z posledního zaměstnaneckého průzkumu a navrhnout akční kroky, jak zlepšit pracovní prostředí.

Vývoj softwaru

Pro vývojáře je AI skvělým nástrojem pro návrh a analýzu kódu, zjišťování chyb a optimalizaci řešení. Může například navrhnout optimalizaci algoritmů nebo kontrolovat správnost syntaxe v kódu a tím výrazně urychlit vývoj nových funkcionalit. Vzhledem k opakovatelnosti kódu je nasazení Copilotu v této oblasti velmi efektivní a nevyžaduje tolik korektury ze strany uživatele.

Jak integrovat Copilot do běžné praxe?

Aby byla implementace Microsoft 365 Copilot do běžné firemní praxe co nejrychlejší, je klíčové zaměřit se na několik kroků. Prvním z nich je školení zaměstnanců, které jim umožní seznámit se s funkcemi Copilotu a naučit se, jak ho co nejlépe využívat ve své každodenní práci. Microsoft nabízí různé vzdělávací materiály a návody pro samostudium, nebo lze využít specifických kurzů ve školicích centrech OKškolení pro urychlení tohoto procesu. Dále je důležité vybrat konkrétní pracovní procesy, které budou z Copilotu nejvíce profitovat, a začít s jejich testováním, automatizací a optimalizací. Ideální je také nejprve nastavit pilotní projekt v jednom oddělení, který umožní získat zpětnou vazbu a vyladit procesy před širší implementací.

Hlavním přínosem AI je jeho schopnost zpracovávat velké množství informací a dat v reálném čase, což šetří čas a zvyšuje produktivitu zaměstnanců. Tím, že se stará o rutinní úkoly, mohou se zaměstnanci soustředit na kreativnější a strategičtější činnosti, což přináší lepší výsledky a umožňuje firmám udržet si konkurenceschopnost na trhu. Dnes již nejde o to, zda umělou inteligenci používat, ale kdy a jak rychle ji začlenit do každodenních firemních procesů.