personalista.com - 29. 03. 2018

Velké firmy a korporátní společnosti již dávno docházkové systémy používají. Běžná česká firma s pár desítkami zaměstnanců se však tomu ještě stále brání. Důvodem mohou být peníze a nechuť měnit zaběhnuté procesy. Personalisté dobře vědí, jak zdlouhavé je vypočítávat např. saldo každému zaměstnanci jen proto, že nemají po ruce správný nástroj, který to udělá za ně.

Dnešní trh nabízí množství nástrojů. Ty, které jsou zadarmo, mají omezenou funkcionalitu a stačí málokomu. Na druhé straně, ne každý potřebuje např. biometrii ke sledování vlastních lidí na minutu přesně.

Co musí mít vhodný docházkový systém?

Základem je

- Soulad s českou legislativou,
- Dostupná podpora ze strany dodavatele/výrobce,
- Jednoduché a intuitivní ovládání,
- Záruky spolehlivosti/bezpečnosti (např. ISO certifikáty, doložené výsledky penetračních testů apod.).

Ostatní vlastnosti a funkce si už vybíráte podle svých požadavků.

Negativní anebo pozitivní docházka?

Jak u vás evidujete docházku? Stačí, když kolegové donesou potvrzení od lékařů a nahlásí dovolené? Nebo chcete vědět o každém příchodu a odchodu? Existují docházkové systémy, kde se registrují pouze absence, a ty podléhají schvalování. Pokud vám to stačí, máte vyhráno, protože tato řešení jsou levnější a zaměstnanci se s nimi naučí rychleji pracovat.

Potřebujete-li však také plánovat změny (např. retailové nebo výrobní firmy), vyžaduje to již větší investici, a také čas implementace se prodlužuje. Ale pokud vám daný nástroj vyhovuje, vynaložené prostředky se vám určitě vyplatí. Vaše práce bude výrazně usnadněna, najdete-li docházkový systém, který se dokáže napojit na váš mzdový software. Jednoduše, prakticky jedním klikem, do něj pak pošlete podklady pro výpočet mezd.

Nejoblíbenější je kombinace negativní a pozitivní docházky. Simuluje pozitivní docházku bez přesného sledování času. Pracovní doba se v systému předvyplní (například podle úvazku zaměstnance). Tímto způsobem funguje většina současných sofistikovaných cloudových řešení. V cloudu dnes dokonce umíme řešit i komplexní docházku včetně různých směnných provozů (24/7, 12/6 a podobně).

Instalace zařízení nebo online evidence?

Chcete-li sledovat také příchody a odchody, musíte počítat s hardwarovým řešením, ať již na čipové karty nebo biometrii (otisk prstu, případně i s kamerovým systémem).

Pokud vám stačí jednodušší evidence, zvažte cloud nebo software. Mají vaši zaměstnanci povolenou práci z domova? Pak je cloud ideální. K evidenci docházky jim stačí pouze připojení k internetu. Do moderního docházkového systému se přihlásí online a „naklikají“ si dovolenou či jiné volno. Najdete-li vhodného dodavatele takového řešení, ověřte si, zda systém počítá saldo a splňuje jeden ze základních požadavků – je v souladu s legislativou. Potom vám odpadá otravná povinnost sledovat, zda zaměstnanec nežádá o více dovolené, než na kterou má nárok, nebo jestli splnil podmínky pro návštěvu lékaře a podobně. Je-li systém opravdu dobrý, zkontroluje vyrovnávací období, neumožní překrýt dovolenou a pracovní neschopnost, přesčas umožní zadat až po pracovní době apod. Najdete-li takový systém, nemusíte již tyto údaje kontrolovat manuálně vy.

Trendem je mobilita a univerzálnost

Popularita cloudových nástrojů roste hlavně pro jejich mobilitu a lehkou „implementaci“. Mobilita je podstatná pro firmy, které povolují práci z domova a kde mají velké množství služebních cest. Přístupy v reálném čase a odkudkoliv jsou klíčovým požadavkem firem při výběru vhodného řešení. Univerzálnost spočívá zejména v tom, že dnešní nástroje už neslouží jen jedné věci. Docházkový systém bývá zároveň také HR systémem (poskytuje např. evidování nástupní dokumentace zaměstnance) nebo slouží k evidenci stravenek. Vyžaduje se taktéž kompatibilita s jinými systémy. Nejčastěji se mzdovým softwarem, ale ve specifických případech i s účetním programem, CRM či evidencí stravenek.

Je třeba si uvědomit, že pro úspěšnou implementaci a používání zvoleného řešení je důležitá také spolupráce s dodavatelem z vaší strany. V případě docházkových systémů je právě personalista ve vedoucí pozici zodpovědný za správné nastavení, např. docházkových skupin, nahrávání správných vstupních dat a další detaily. To vše rozhoduje o tom, zda budete docházkový systém vynášet do nebes, nebo bude přechod na nový systém bolestivý pro každého zaměstnance. Většinou je však potřebný a oceňován běžnými zaměstnanci, personalisty i manažery.